无论是CCD型还是激光型, 无论是手持式还是固定式，条形码扫描仪都只是一个将条码信息破解并传输给其它设备的装置。条形码扫描仪就像一个调制解调器，如果没有计算机的接收、软件的处理、以及显示器或打印机的显示和打印，本身也就没有太大用途。

        现在已经有许多不同类型、不同复杂程度的条形码扫描系统。需要何种类型的系统是由扫描仪的应用场合所决定的。一个基本的条形码扫描系统包括条形码扫描仪、解码器、计算机和打印机。连接到计算机上的各部分设备叫做外围设备。

        光的反射会使扫描仪"看"到条形码。由于条形码空白部分反射光的能力比黑条部分强，扫描仪就会接收到条形码被照亮时的一个映像。这个映像既而会被转换成与条形码的空白和黑条部分成正比例的数字信号（0和1）。这个过程发生在扫描仪内部。对于非解码扫描仪，如MS941，数字信号会通过电缆传送到外置解码器。其它类型的扫描仪，如MS951 和MS700i，电路板上就带有解码器。解码器在整个系统中的作用就是将数字信息转换成条形码的编码信息，如本例的 "0123"。然后，解码器将条码信息"0123"传送到计算机或ASCII码（许多计算机系统通用的数据格式）接收设备。

一旦解码器破解并发送了条码信息，运行在主机上的软件（即"应用程序"）就会决定对该数据做如何处理。